Ajajuhtimine– 7 lihtsat nippi, kuidas olulised asjad tehtud saaks

Autor: Äripäev

Tänapäeva kiirelt muutuvas maailmas on ajajuhtimine muutunud üha olulisemaks oskuseks, mis võimaldab meil püsida tempos, saavutada tulemusi ning vältida läbipõlemist. Kuidas aga juhtida oma aega nii, et kõik oluline saaks tehtud, hinges oleks rahulolu saavutatust ja aega jääks ka molutamiseks? Siin on seitse tõhusat ajajuhtimise nippi, mis aitavad sul saavutada rohkem nii isiklikus kui ka professionaalses elus.

Faktid

13. märtsil toimub Anneli Ohvri eestvedamisel koolitus “Ajajuhtimine”, kus saad tööriistad aja planeerimiseks, organiseerimiseks ning kasutamiseks, et olla produktiivsem ja tulemuslikum!

1. Üks asi korraga

Kui veel mõnda aega tagasi usuti, et rööprähklemine aitab rohkem saavutada, siis tänaseks on see uskumus minevik. Mitut keskendumist nõudvat asja samal ajal vaheldumisi tehes ei kulu mitte ainult rohkem aega mõlemale tegevusele, vaid tekib suurem tõenäosus teha ka vigu. See omakorda on seotud lisanduva ajaga vigade parandamiseks ning lisastressiga. Lisaks nõuab mitmele asjale korraga keskendumine märksa rohkem vaimuenergiat.

Vii üks tegevus lõpuni enne järgmise juurde asumist. Kui see pole võimalik, siis püüa ühe tegevusega võimalikult kaua toimetada, sest iga ümberlülitumine on seotud lisanduva ajakuluga.

2. Pista nahka see konn

Alusta hommikul kõige olulisemast asjast. Kui see oluline asi on ühtlasi ka kõige ebameeldivam ja keerulisem, siis võib juhtuda, et avalduvad sinu parimad prokrastineerimise ehk sujuva edasilükkamise võimed ning see asi jääbki sel päeval tegemata. Ja ka järgmisel, sest kes prokrastineerimise käppa saab, leiab üha veenvamaid argumente asendustegevuste prioritiseerimiseks. Parem „söö see konn ära“ ja naudi ülejäänud päeva rahuloluga, sest kõige jubedam asi on selja taga.

3. Alusta suurte asjade tegemist esimesest sammust

Mida suurem on ülesanne, seda raskem on sellega alustada. Nii võib juhtuda, et lükkad pidevalt alustamist edasi, sest ülesanne tundub nii suur. Pane suure projekti asemel endale kirja hoopis lühike ja tehtav ajaga piiritletud samm. Kui juba algus on tehtud, on märksa lihtsam edasi liikuda.

4. Väldi segajaid

Segajaid on palju, oluline on need enda jaoks teadvustada ja püüda võimalikult paljud keskendumist nõudva ülesande puhul elimineerida. Olgu need teised inimesed, hääled, segamini töölaud, igasugu märguanded ekraanil, häirivad mõtted, meeldivad tegevused silmapiiril. Reeglina on iga teema puhul algus kõige haavatavam segajatele, hiljem kui järg on käes, saad segajatega paremini hakkama. Võimaluse puudumine segamatult alustada on üks olulisemaid põhjuseid asjade edasilükkamiseks.

5. Planeeri ise oma päev

Kui sa ise oma päevi ei planeeri, teevad seda teised ja teevad reeglina hästi J Olulisteks tegevusteks ei leia kunagi aega, kui sa seda ise ei võta.

Pane igasse päeva üks kõige olulisem ja aeganõudvam asi, mille tahad kindlasti ära teha. Siis kolm keskmiselt olulist asja ja siis võid lisaks panna ka kuni 5 väikest kohustust. Oluline on alustada kõige olulisemast ja alles siis järgmiste juurde minna. Oma päeva planeerimise puhul on eeldus see, et oled selgelt teadvustanud enda eesmärgid ja fookused. Teades, miks sa midagi teed, aitab sul prioritiseerida ja suunata oma energia õigetesse kohtadesse.

6. Oskus öelda EI

Ajajuhtimise puhul on oluline mõista, et me kunagi ei suuda ära teha kõiki asju, mida vaja oleks. Aega on alati vähem kui tegemisi. On oluline oskus öelda ei asjadele, mis ei ole hetkel sulle kõige olulisemad ja kriitilisemad. Kui nad on olulised, planeeri nende tegemiseks kindel aeg. Kui seda tegevust saab ka keegi teine teha, siis võimalusel delegeeri.

7. Lõpeta päev kokkuvõttega

Vaata päevale tagasi ja vaata, mis sai tehtud, mis läks hästi ja mis olid õppetunnid. Seejärel pane järgmisse päeva taas 1-3-5 ülesannet kirja. See väike harjutus aitab sul esiteks tunda rahulolu tehtust (mitte muretseda tegemata tööde pärast), mitte jääma ketrama ebaõnnestumisi, vaid teadvustama nende õppetunnid. Järgmise päeva tegemiste kirja panemine aitab neid peast välja saada, et saaksid rahulikult õhtut nautida ilma segavate mõteteta ja rahulikult magada. Võimalusel ärka varem üles ja alusta päeva iseendaga. See aitab häälestuda ja fookuse paika saada.

Need on seitse nippi, kuidas juba oma produktiivsust tõsta. Ajajuhtimine aga ei ole pelgalt tööriist paremate tulemuste saavutamiseks. See on jõudmine rahuldustpakkuva eluviisini, elamise kunstini, mis baseerub pideval teadvustamisel, kuidas me oma aega tegelikult kasutame.

Autor: Anneli Ohvril