Praktiline kogemuslugu: Protsessi modelleerimise kogemus tõi meeskonda selgust
Äripäeva koolitused on võtnud ette oma äriprotsesside toimimise parendamise ning koostöös protsessijuhtimise eksperdi ja koolitaja Helen Klettenbergiga viidi läbi töötuba ja modelleerimine. Selles artiklis räägime lähemalt, mida meeskonnana õppisime ja millist kasu protsesside modelleerimise töötuba meile andis.
Meie meeskonnas läbi viidud töötuba keskendus äriliselt oluliste protsesside modelleerimisele, andmete visualiseerimisele ning parendusvõimaluste leidmisele. Kiiresti muutuv ärikeskkond nõuab paindlikkust ja kohanemisvõimet, mistõttu on äriprotsesside lahti mõtestamine ja parendamine hädavajalik, aidates ettevõtetel efektiivsemalt opereerida ning vastata nõudlikele väljakutsetele ja klientide ootustele.
Kaheksalt märkmepaberilt seitsmele A3-le
Äripäeva koolitusäri juhi Marianne Lõhmuse kommentaar:
Meie oli varasemalt koolituste protsess kirjeldatud kaheksale post-itile ning vajadus tekkis just sellest, et kõigile oleks ühtmoodi selge, missuguseid tegevusi erinevates etappides tehakse ja kes on vastutav isik. Olen Äripäeva koolituste osakonda juhtinud juba üle poole aasta, kuid selline protsesside põhjalik läbi vaatamine tõi välja tegevusi, millest ma teadlik polnud. Eriti tore oli see protsess uue inimese sisseelamise vaates – tema sai praktilise hands-on protsessi kirjeldamisega kohe kiirelt pardale.
Töötoa tulemusel saame selgelt parandada töökorraldust, vähendada dubleerimist ning aidata uutel inimestel (või koostööpartneritel) mõista meie töötamise viise ja eripärasid.
Mulle väga meeldis, et Helen professionaalina oskas küsida küsimusi ning seadis kahtluse alla erinevaid tegutsemisviise. Lisaks andis ta soovitusi, kus on kitsaskohad, mis tähelepanu vajavad. Äripäeva koolituste põhiprotsessid võib jagada kolmeks (arendus, müük ja korraldus) ning töötoas osalesid kõik valdkondade esindaja. Kõige suurem väärtus ongi siin teineteise mõistmine, enda töö mõjukohtade märkamine ja ühise terviku loomine. Kindlasti soovitan seda just uutele juhtidele, et saada parem ülevaade oma osakonna või organisatsiooni toimimisest.
2 olulisemat asja, mille töötoast kaasa võtsime
Koostöö võimendamine:
Läbi protsesside modelleerimise metoodika saadi selge ülevaade põhiprotsessi tervikvoost, tegevuste mahtudest ja vastutusaladest. Tihti organisatsioonid tajuvad protsesside seotust ja üleminekukohti häguselt ning see tekitab takistusi protsessi efektiivses toimimises ning osakondadevahelises koostöös. Läbi põhjaliku analüüsi ja tegevuste visualiseerimise on võimalik mõista, kuidas ettevõtte erinevad osad omavahel seotud on ja kuidas protsessid üksteist mõjutavad.
Lisaks sellele võimaldasid töötoad osalejatel üheskoos arutleda ja läbi rääkida teineteisele seatud ootused ning vajadused oma tööd tõhusalt teostada. Oluline on märkida, et just osalejate koostöö ja kogemuste jagamine võib tuua esile unikaalseid vaatenurki ning lahendusi ja annab võimaluse meeskonnatöö oskusi tõhustada.
Võimaluste nägemine:
Põhiprotsessi modelleerimine andis visuaalse pildi sellest, kuidas ettevõtte protsessid praegu toimivad. Igapäevaste tegevuste ja tööviiside lahti mõtestamine mitte ainult ei tee protsesside mõistmist lihtsamaks, vaid aitab ka paremini näha võimalikke seoseid ja põhjuslikkust. Näiteks ilmnesid töötoas ka mitmed protsessi kitsaskohad, mis vajasid tähelepanu ja täiendavaid IT lahendusi.
Töötubade lõppeesmärk ei ole mitte ainult selgitada välja parendusvõimalused, vaid ka innustada osalejaid oma igapäevast tööd lahti mõtestama ja kiireid lahendusi ka ise ellu viima. Pärast protsesside modelleerimist ja andmete visualiseerimist saab koheselt rakendada lihtsaid muutusi ja lahendusi, mille tulemusena paraneb efektiivsus, vähenevad kulud ja paraneb koostoimimine.
Äripäeva koolituste protsesside modelleerimise töötuba tõi esile mitmeid võimalusi oma igapäevast toimimist parendada ja koostööd tõhustada. Töötuba näitas, et läbi protsesside visualiseerimise on võimalik lihtsustada esialgselt keerulisena tunduvaid toiminguid, tugevdada meeskonnatööd ja ühtselt leida võimalusi igapäevaste tegevuste efektiivuse tõstmiseks.
👉 Helen Klettenberg viib Äripäeva Akadeemias läbi nii kvaliteedijuhtimise kui protsessijuhtimise koolitusi. Järgmised koolitused juba mais 2024! Vaata lähemalt Äripäeva e-poest.
